Chapter 2
Database Concepts andApplications in HRIS
DATA, INFORMATION ANDKNOWLEDGE
Data Are The “Facts”
Information Is The Interpretation Of Data
Knowledge Is Information That Has Been GivenMeaning (Whitehill, 1997).
HR Professionals Use The Data And InformationAbout Employees And Jobs To Make Strategic HRRecommendations And Decisions.
Data
Information
Knowledge
2
Michael J. Kavanagh, Mohan Thite, and Richard D. Johnson - Human Resource Information Systems:Basics, Applications, and Future Directions, 2e © 2012 SAGE Publications, Inc.
DATABASE MANAGEMENT SYSTEMS(DBMS)
Set Of Software Applications Combined With aDatabase
Enables Effective Management of DataElectronically
Identifying The Data Necessary To Make HR Decisions
Defining The Characteristics of That Data (e.g.,Number Data vs. Character Data),
Organizing Those Data
Restricting Access To The Data
3
Michael J. Kavanagh, Mohan Thite, and Richard D. Johnson - Human Resource InformationSystems: Basics, Applications, and Future Directions, 2e © 2012 SAGE Publications, Inc.
DATABASE, DBMS, AND BUSINESSAPPLICATIONS
4
Michael J. Kavanagh, Mohan Thite, and Richard D. Johnson - Human Resource InformationSystems: Basics, Applications, and Future Directions, 2e © 2012 SAGE Publications, Inc.
EARLY FILE STRUCTURES
File-oriented Data Structures
Record structure matches manual forms and procedures.
Separate files are created, stored and maintained foreach particular problem or application
Problems with File-Oriented Data Structures
Multiple files result in data redundancy and inconsistency
Poor data control: Access to file gives a person access toall data in the file
Inadequate data manipulation
Excessive programming effort
5
Michael J. Kavanagh, Mohan Thite, and Richard D. Johnson - Human Resource InformationSystems: Basics, Applications, and Future Directions, 2e © 2012 SAGE Publications, Inc.
EARLY DBMS
Hierarchical Database Model
A database model n which the data is organized ina top-down or inverted tree-like structure.
Network Database Model
An extension of the hierarchical model or treemodel.  Instead of having only levels of one-to-many relationships, the network model is anowner-member relationship in which a membermay have many owners.
6
Michael J. Kavanagh, Mohan Thite, and Richard D. Johnson - Human Resource InformationSystems: Basics, Applications, and Future Directions, 2e © 2012 SAGE Publications, Inc.
HIERARCHICAL AND NETWORKDBMS
Dept 1
Project
1
Project
2
Employee
1
Employee
2
Hierarchical Structure
Network Structure
Dept
1
Dept
1
Dept
2
Dept
2
Project
2
Project
2
Project
1
Project
1
Project
3
Project
3
employee 1
employee 1
employee 2
employee 2
Figure 2.2
7
Michael J. Kavanagh, Mohan Thite, and Richard D. Johnson - Human Resource InformationSystems: Basics, Applications, and Future Directions, 2e © 2012 SAGE Publications, Inc.
RELATIONAL DATABASE MODEL
Relational Model - the overall purpose of therelational model is to describe data using astandard tabular format.
All data elements are placed in two-dimensional tables, called relations.
8
Michael J. Kavanagh, Mohan Thite, and Richard D. Johnson - Human Resource InformationSystems: Basics, Applications, and Future Directions, 2e © 2012 SAGE Publications, Inc.
RELATIONAL DBMS:  DATA SHARING
Data Sharing Between Different Functions
Increased Use Of Integrated Business Applications(E.G., Enterprise Resource Planning)
Data Sharing Between Different Levels
Three Levels:  Operational Employees, Managers,Executives
Three Types Of Software Systems:  TransactionProcessing, Management Reporting, Decision Support(Hansen & Hansen, 1996)
9
Michael J. Kavanagh, Mohan Thite, and Richard D. Johnson - Human Resource InformationSystems: Basics, Applications, and Future Directions, 2e © 2012 SAGE Publications, Inc.
RELATIONAL DBMS:  DATA SHARING
Data Sharing Between Different Locations
Manage Time/Day Of Transaction
Determine Where To Store Components
10
Michael J. Kavanagh, Mohan Thite, and Richard D. Johnson - Human Resource InformationSystems: Basics, Applications, and Future Directions, 2e © 2012 SAGE Publications, Inc.
RELATIONAL DATABASE STRUCTURE
0908
Figure 2.3
11
Michael J. Kavanagh, Mohan Thite, and Richard D. Johnson - Human Resource InformationSystems: Basics, Applications, and Future Directions, 2e © 2012 SAGE Publications, Inc.
KEY RELATIONAL DATABASETERMINOLOGY
Entities are things such as employees, jobs, promotiontransactions, positions in a company, and so on.
A attribute is a characteristic of an entity.
Tables are used to store information about entities. Onetable is created for each entity. Attributes are stored asthe columns (also called fields) in the table. Each table ina database contains rows.
A row in a table is referred to as a record and representsan  ‘instance’ of the entity.
12
Michael J. Kavanagh, Mohan Thite, and Richard D. Johnson - Human Resource InformationSystems: Basics, Applications, and Future Directions, 2e © 2012 SAGE Publications, Inc.
Relationships are created by having same attribute ineach table with the value of the attribute being thesame in each table.
A primary key uniquely identifies the record.
A foreign key is a primary key from one table stored asan attribute of another table.
KEY RELATIONAL DATABASETERMINOLOGY
13
Michael J. Kavanagh, Mohan Thite, and Richard D. Johnson - Human Resource InformationSystems: Basics, Applications, and Future Directions, 2e © 2012 SAGE Publications, Inc.
Query - a question you ask about the data stored in adatabase.
A select query allows you to ask a question basedon one or more tables in a database.
An action query performs an action on the tableon which it is based.
A cross-tab query performs calculations on thevalues in a field and displays the results in adatasheet.
KEY RELATIONAL DATABASETERMINOLOGY
14
Michael J. Kavanagh, Mohan Thite, and Richard D. Johnson - Human Resource InformationSystems: Basics, Applications, and Future Directions, 2e © 2012 SAGE Publications, Inc.
KEY RELATIONAL DATABASETERMINOLOGY
A form is an object in a database that youcan use to maintain, view, and print recordsin a database in a more structured manner.
A report is a formatted presentations of datafrom a table, multiple tables or queries that iscreated as a printout or to be viewed onscreen.
15
Michael J. Kavanagh, Mohan Thite, and Richard D. Johnson - Human Resource InformationSystems: Basics, Applications, and Future Directions, 2e © 2012 SAGE Publications, Inc.
REVIEW –COMPARISON OF DATABASE MODELS
Hierarchical Model
Primary Advantage: Processing Efficiency
Network Model
More Flexible Than Hierarchical Models InTerms Of Organizing Data
Relational Database Model
Easier To Control, More Flexible, And MoreIntuitive; By Far The Most Widely Used
16
Michael J. Kavanagh, Mohan Thite, and Richard D. Johnson - Human Resource InformationSystems: Basics, Applications, and Future Directions, 2e © 2012 SAGE Publications, Inc.
MS ACCESS
Integrates Both Database Application AndDBMS Into One
Relational DBMS
Handles Substantially More Data ThanSpreadsheet Software Programs
Can Model Relationships
17
Michael J. Kavanagh, Mohan Thite, and Richard D. Johnson - Human Resource InformationSystems: Basics, Applications, and Future Directions, 2e © 2012 SAGE Publications, Inc.
DESIGNING AN MS ACCESSDATABASE
Determine User Needs
Identify Data Fields
Group Related FieldsInto Tables
Determine Each Table’sPrimary Key
Normalize The Data
Determine Relationships
Create Relationships
Create Forms
Create Queries
Create Reports
Enter Test Data
Test The System
Enter Or Populate TheDatabase
18
Michael J. Kavanagh, Mohan Thite, and Richard D. Johnson - Human Resource InformationSystems: Basics, Applications, and Future Directions, 2e © 2012 SAGE Publications, Inc.
DATA WAREHOUSES, BUSINESSINTELLIGENCE AND DATA MINING
An Organization’s Ability To GenerateMeaningful Information To Make GoodDecisions Is Only As Good As Its UnderlyingDatabase.
HR Metrics Are Derived From The Organization’sData Warehouse
Business Intelligence Aids In The Creation Of DataWarehouses
Data Mining Identifies Underlying Relationships
19
Michael J. Kavanagh, Mohan Thite, and Richard D. Johnson - Human Resource InformationSystems: Basics, Applications, and Future Directions, 2e © 2012 SAGE Publications, Inc.