Cindy Collins      ETEC 665
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QuestionsQuestions
Cindy Collins      ETEC 665
Misconceptions AboutDeveloping Proposal Budgets
I’m not an accountant – how am Isupposed to know about budgets?
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Misconceptions AboutDeveloping Proposal Budgets
Merriam-Webster defines a budget as “a statement
of the financial position of an administration for adefinite period of time based on estimates ofexpenditures during the period and proposals forfinancing them.”
You don’t have to be an accountant toprepare a budget.  You do need to be a goodplanner -- think through your entireproject/research and plan for thoseexpenditures required to accomplishyour goals.
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Misconceptions AboutDeveloping Proposal Budgets
They are funding my project/research – they don’t really lookat the budget.
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Misconceptions AboutDeveloping Proposal Budgets
While reviewers are definitely interestedin your project/research, they do lookcarefully at the budget.  In fact, proposalshave not been funded solely because ofpoorly represented budgets.
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Misconceptions AboutDeveloping Proposal Budgets
I’m going to ask for more than Ineed because they always cutthe budget anyhow.
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Misconceptions AboutDeveloping Proposal Budgets
In rare circumstances this may be a goodstrategy to take; however, inflatedbudgets are usually not well-received byinterviewers.
Don’t ask for extra money on the chanceyou will find something to spend it on later.
Cindy Collins      ETEC 665
Misconceptions AboutDeveloping Proposal Budgets
I’m not going to ask for the fullamount – that way, they willthink my project/research isbest.
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Misconceptions AboutDeveloping Proposal Budgets
Rarely do reviewers suggest funding at alevel greater than requested.  Make sureyou request adequate money to cover allanticipated expenses of the project/research.  Remember that grant fundingdoes not go to the “lowest bidder.”
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Misconceptions AboutDeveloping Proposal Budgets
It doesn’t really matter where Ibudget the money in the proposal– I can change everything onceI’m funded.
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Misconceptions AboutDeveloping Proposal Budgets
While most granting agencies do allow forbudget revisions, restructuring the budgetafter an award may indicate a change inthe scope of your project/research.  Alsosome agencies require written approvalprior to moving money.
It is best to submit a budget that closelyillustrates where youanticipate spending themoney.
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Misconceptions AboutDeveloping Proposal Budgets
Nobody checks the numbers –why can’t I just estimate thingslike the salaries?
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Misconceptions AboutDeveloping Proposal Budgets
Yes, budgets are estimations; however,they should be based as closely as possibleon realistic numbers.  For example,Southeastern requires that items such assalaries be based on actual figures so thatonce funded, your grant budget will easilyintegrate with Southeastern’s.
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Misconceptions AboutDeveloping Proposal Budgets
Why do I have to use theUniversity/School’s standardfringe rate?  I’m on insurancewith my spouse.
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Misconceptions AboutDeveloping Proposal Budgets
While your current situation may showthat the standard fringe rate is notrequired, keep in mind most proposals arenot immediately funded and circumstancesor personnel may change before theproject/research begins.
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Misconceptions AboutDeveloping Proposal Budgets
I don’t have to do the budget –isn’t that what your office(OSRP) does?
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Misconceptions AboutDeveloping Proposal Budgets
No one will not know your project/research as well as you and therefore,cannot anticipate everything you may need.The best budget and justification closelyalign with the narrative of the proposal,therefore, you are best qualified toprepare this information.
Cindy Collins      ETEC 665
Misconceptions AboutDeveloping Proposal Budgets
Why do I have to put IndirectCosts in my budget?  That justtakes away from my money.
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Misconceptions AboutDeveloping Proposal Budgets
Indirect costs are paid to the university/school to support the administration andfacilities use for your project/research.This money is restricted and must beincluded at the full level allowed.
Cindy Collins      ETEC 665
Strategy
Your Budget Is a Crucial Part of YourProject – Realistic Numbers May MakeA Difference in the Scope of WhatYou Are Proposing
Plan Your Budget Early -- Never WaitUntil the End of Your ProposalPreparation to Start Developing YourBudget
Cindy Collins      ETEC 665
Use the budget and budgetjustification to tell the reviewersthe rest of your story.  Letthem know that your project iswell-planned and can beaccomplished for the amount ofmoney requested.