AN INTRODUCTION TOPROJECT DEVELOPMENT
AIMS OF THE SESSION
To gain clarity on the nature andcomplexity of your project
To understand your role as projectmanager
To identify areas needing clarity andimprovement in your project idea
To begin a feasible action plan
What is a Project?
A temporary organisation with astructure to manage it
Predefined outcome
Predefined timescales
Predefined resources
What does a Project Manager do?
Runs the project on aday to day basis
Responsible forensuring the projectdelivers what it said itwould on time and inbudget
IMG_0903
How do they do this?
Plan the project
Monitor progress
Manage risks andissues as they areidentified
Produce reports
Direct andmotivate theproject team
MPj04327280000[1]
What is your project idea?
What makes a project work well?
The cards all say things thatyou need in place to make aproject work
Can you put them into anorder of importance?
Most important at the top ofthe diamond.
Least important at the bottom.
MCj00787110000[1]
Activities and Dependencies
You are planning the PCO training workshopsat Butabika Hospital in Year 2
Think of all the things you need to have inplace (what foods, drinks, the venue, anyequipment, people)
Break each thing down into it’s componentparts
Put them into a flow diagram and put theminto groups as you go
Are there any things you need that you arereliant on being supplied by an external party– if so, highlight these somehow (e.g.different post it)
End Product at the top.
BBQ Party
How to create a plan
Define your aims
Identify activities and dependenciesbetween them
Estimate timescales
Create a schedule for the work
Identify responsibilities – who isgoing to what
Identify risks to the plan
Action Planning
Action Summary
Lead Person
Date oflastupdate
Latestposition
Target date
Risks
Redoverdue
Amberongoing
Greencompleted
To Summarise
Spend time planning before you start.
Have clearly defined and measurableobjectives
Have clearly defined roles andresponsibilities for all involved in theproject.
Stay in control of the work – know who isdoing what, when and why
Keep an eye on the plan!