CS&E 1111 PowerPoint
Microsoft PowerPoint
Microsoft PowerPoint
Learning about Presentation Software andusing Microsoft PowerPoint
•Slide views
•Preparing text, drawings and graphics
•Embedding and OLE content
•Slide Animation
Objectives
CS&E 1111 PowerPoint
What is Presentation Software?
What is Presentation Software?
lAn application program that facilitatespreparation and presentation ofinformation in the form of  slides
lStandard Features
lEast preparation of slides
lOn-screen slide shows
lPreparation of speaker notes & handouts
lSlide animation
CS&E 1111 PowerPoint
The PowerPoint window can be Viewed in a varietyof formats depending on what you are trying to do
The PowerPoint window can be Viewed in a varietyof formats depending on what you are trying to do
lNormal View – a combination of the slide, outline pane &notes view pane.  The relative sizes of can be adjusted asneeded
lSlide Sorter View – shows thumbnails of all slides making iteasy to rearrange the order
lSlide Show - shows the presentation on screen w/o menus
lNote Pages View - shows slide on top and inserted notes onbottom
lMaster View - Used to set presentation defaults – headingfonts, footers, logos etc.
To change views - use the view buttons on the bottom ofyour screen of the View Menu
CS&E 1111 PowerPoint
The PowerPoint Normal View
The PowerPoint Normal View
Slide Outline orThumbnail Pane
Slide
Speaker Notes
CS&E 1111 PowerPoint
The Outline Pane on the Normal view
The Outline Pane on the Normal view
Using the Outline tabmakes it easy to movearound lines of text fromslide to slide or to promote(demote) text bullets
CS&E 1111 PowerPoint
The PowerPoint Slide Sorter View
The PowerPoint Slide Sorter View
One or more slide thumbnailscan be selected to copy, move,or delete entire slides
CS&E 1111 PowerPoint
ThePowerPointNotes PageView
ThePowerPointNotes PageView
This view allows the user toenter speaker and/or audiencenotes that do not appear on theslide but can be printed out forreference.
CS&E 1111 PowerPoint
The PowerPoint Slide Master View
The PowerPoint Slide Master View
CS&E 1111 PowerPoint
 The Master Views can be used to set defaults for allslides – Slide Master, Handout Master, Notes Master
 The Master Views can be used to set defaults for allslides – Slide Master, Handout Master, Notes Master
lViews used for setting presentation defaults
l Formats - Print fonts, pitch, and styles, bordersfor:
lTitle Boxes, Text Boxes
l Multiple levels of bulleting
lHeaders & Footers
lInput header/footer in Master view but must applythem from the View Header/Footer menu
lDefault Slide Objects
llines, text color, object backgrounds
CS&E 1111 PowerPoint
Walkthrough: Getting Started
Walkthrough: Getting Started
lThe Menus and Toolbars
lUsing a Blank Presentation
lEditing the Master Slide View
lCreating and Using Preset Templates
l Using the AutoContent Wizard
CS&E 1111 PowerPoint
Editing PowerPoint Objects:
Editing PowerPoint Objects:
lEach “box/shape” is an object
lboxes may or may not have line around them
lThe default text boxes do not have lines and have“autowrap” features similar to word
lline spacing
lEach object is independent
lChange fonts, styles (for the object or part of the object)
lMove location
lChange colors, outlines, fill
Click on an object to select it – use the sizing handles to Modifythe object size or click on the border to move the entire object.
CS&E 1111 PowerPoint
Walkthrough: Editing Text
Walkthrough: Editing Text
lTyping and editing text
Formatting Text
lLine Spacing
Bullets & Numbering
lBorders (Format – Colors & Lines)
lWordwrap  (Format – Colors & Lines)
lText Alignment (Format – Alignment)
CS&E 1111 PowerPoint
Walkthrough: Creating objects using thedrawing toolbar
Walkthrough: Creating objects using thedrawing toolbar
lDrawing Toolbar
lAutoShapes Button - choose Connectors, Shapes, Arrows,Flowcharts etc.
lEdit Lines
lColor, Thickness, and Arrows, dashed, shadowed
lEdit Colors
ltext, line, background
lObject Rotation
lFront to back
lGrouping/Ungrouping
add words
CS&E 1111 PowerPoint
Objects from other files can be placedinto your PowerPointpresentation
Objects from other files can be placedinto your PowerPointpresentation
lClip Art
lGraphics files
lText and tables from Word - using copy/paste
lEXCEL spreadsheets - using copy/paste special(“embed” or “linking”  feature)
lCharts - using copy/paste special  (“embed” or“linking”  feature)
CS&E 1111 PowerPoint
Simple Copy/Paste for Sharing Data
Simple Copy/Paste for Sharing Data
lWorks within an application or from oneapplication to another
lCopies the text or graphic
lRetains no connection with the sourceapplication or data
When you use the paste tool with out specifying how you wantyour object copied – PowerPoint will select an option on its own
CS&E 1111 PowerPoint
Object Embedding
Object Embedding
lEmbedding copies objects such as Excelcharts/worksheets in its original source applicationformat.  If you double click on the object, it allowsyou to edit the object using the Excel features(displays Excel menus)
lSince it is a copy of the object, editing the object inPowerPoint does not change the original source.
Select the Paste radio buttonand the MS Excel WorksheetObject to embed a worksheet
CS&E 1111 PowerPoint
Object Linking
Object Linking
lObject Linking sets up a “link” to the object in thesource document.
lThe object will be displayed in the target document
lThe “linked copy” cannot be modified independentof the original object.
lAll changes made to the original object aredynamically reflected on the “linked copy”.
Select the Paste link radiobutton – to link the twoobjects
CS&E 1111 PowerPoint
  Slide Transition effects
  Slide Transition effects
lspecify:
ltransition type
ltransition speed
l slide advance
l sound
The slide change from one to the next usingdifferent visual techniques – Transitionsgroup on the Animation Ribbon
CS&E 1111 PowerPoint
Slides build one object at atime
•Remove or dim objects after they’vebeen shown
 
Slide Build Effects: Tools - Animation
Slide Build Effects: Tools - Animation
•you can phase in text
by clicking or pressing return
one line at a time
CS&E 1111 PowerPoint
Some notes about Saving and Printing
Some notes about Saving and Printing
l File-Save Menu  allows for alternative formats ofsaving
lPowerPoint ‘97, or older versions
lAs a presentation
lOther formats
lFile-Print Menu givesoptions for printing
l one slide per page
l multiple slides per page
l slides and notes together